Was ist eine E-Rechnung?
§ 14 Abs. 1 UStG n. F. definiert die E-Rechnung als eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format wie XML ausgestellt, übermittelt sowie empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Generell gilt, dass die E-Rechnung alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil der Rechnung enthalten muss.
Eine E-Rechnung liegt vor, wenn das Rechnungsformat den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 entspricht. Weiterhin kann zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ein abweichendes Rechnungsformat vereinbart werden, soweit das Format der DIN EN 16931 entspricht. Grundsätzlich muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sein, wobei es hier auf die maschinelle und nicht auf die Lesbarkeit durch das menschliche Auge ankommt. Auch hybride Formate als Kombination eines XML-Datensatzes und z. B. einer PDF-/JPEG-Datei sind zulässig. Neben der deutschen Standard-X-Rechnung und der hybriden ZUGFeRD-Rechnung (ab Version 2.0.1.) werden auch zugelassene ausländische Rechenformate wie die italienische FatturaPA oder das französische Factur-X von der deutschen Finanzverwaltung anerkannt.
Es ist im Übrigen zulässig, sich bei der Erstellung oder Übermittlung von E-Rechnungen eines externen Dienstleisters zu bedienen.
Was ist keine E-Rechnung?
Rechnungen, die nicht der DIN EN 16931 entsprechen oder in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt werden, bezeichnet § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG n. F. als sonstige Rechnung. Das bedeutet, dass beispielsweise als Word- oder PDF-Datei sowie im Bildformat (beispielsweise JPEG oder PNG) digital versandte Rechnungen keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung darstellen.
Wer ist zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet?
Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht zwischen Unternehmern im Sinne des § 2 UStG, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind. Die Neufassung betrifft daher ausschließlich sogenannte B2B-Umsätze. Die obligatorische Verwendung von E-Rechnungen gilt auch für Gutschriften, Reverse-Charge-Umsätze nach § 13b UStG, Umsätze nach der Durchschnittssatzbesteuerung für land- und forstwirtschaftliche Betriebe nach § 24 UStG, Reiseleistungen (§ 25 UStG) sowie für Umsätze mit der sogenannten Differenzbesteuerung (§ 25a UStG) und Umsätze von Kleinunternehmern im Sinne des § 19 UStG.
Ebenso sind juristische Personen des öffentlichen Rechts nicht von der Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen. Nach dem Entwurf des BMF-Anwendungserlasses ist es unerheblich, ob die Leistung auf zivilrechtlicher oder öffentlich-rechtlicher Grundlage ausgeführt wird, solange eine umsatzsteuerbare Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird.
Verträge als Rechnungen
Verträge sind als Rechnungen anzusehen, soweit sie die nach § 14 Abs. 4 UStG erforderlichen Angaben enthalten. Sofern eine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung bei einem Dauerschuldverhältnis besteht, ist es ausreichend, wenn für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird, welcher der zugrundeliegende Vertrag als Anhang beigefügt wird, oder sich aus dem sonstigen Inhalt klar ergibt, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt.
Welche Ausnahmen bestehen?
Ausgenommen von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung sind auch bei B2B-Umsätzen Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind. Damit sind Leistungen wie beispielsweise langfristige Vermietungen, Heilbehandlungen, Betreuung und Pflege, Bildungsleistungen oder Leistungen der Jugendhilfe, auch wenn sie gegenüber anderen Unternehmern abgerechnet werden, nicht betroffen. Im Bereich der Sozialdienstleistungen sind aber die Vorgaben zur Leistungsabrechnung aus §§ 295 SGB V, 301 SGB V, 104f SGB XI u. a. zu beachten.
Die Befreiung greift nicht, wenn beispielsweise bei der Vermietung an andere Unternehmer zur Umsatzsteuer optiert wurde, Servicegesellschaften an externe Unternehmen außerhalb des umsatzsteuerlichen Organkreises Dienstleistungen erbringen oder Strom- oder Wärmelieferungen an andere Unternehmer erfolgen. Ferner unterliegen die Umsätze von Werkstätten für Menschen mit Behinderung für andere Unternehmen dem ermäßigten Steuersatz und sind daher mangels Steuerbefreiungsnorm als E-Rechnung abzurechnen.
Weiterhin ausgenommen sind sogenannte Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise. Als Kleinbetragsrechnung gilt eine Rechnung, wenn der Brutto-Gesamtbetrag 250,00 Euro nicht übersteigt.
Bei Leistungen an Privatpersonen, bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer bzw. an einen Unternehmer für dessen nicht unternehmerischen Bereich ist auch weiterhin eine sonstige Rechnung in Papierform oder einem anderen elektronischen Format zulässig.
Welche Übergangsregelungen gibt es?
Empfang von E-Rechnungen
Der Gesetzgeber stellt klar, dass ab 1. Januar 2025 die Notwendigkeit bestehen wird, eine E-Rechnung empfangen zu können; der Rechnungsempfänger kann sich hierbei nicht verweigern. Hinsichtlich des Empfangs von strukturierten Rechnungsformaten gibt es also auch für steuerbegünstigte Einrichtungen der Gesundheits- und Sozialwirtschaft keine Übergangsvorschrift.
Grundsätzlich sind unterschiedliche Übermittlungswege zulässig, insbesondere eine Zustellung der Rechnungsformate per E-Mail, eine Datenübermittlung per Schnittstelle sowie ein Datenaustausch über eine Austauschplattform bzw. über ein Downloadverfahren. Ein Austausch mittels mobiler Datenträger wie USB-Sticks ist nicht statthaft. Nach Ansicht des BMF ist eine Übermittlung via eines eingerichteten E-Mail-Postfachs dabei ausreichend. Allerdings hat auch in diesem Fall eine Aufbewahrung der eingegangenen Rechnungen bzw. strukturierten Rechnungsformate nach den Vorgaben der Finanzverwaltung ohne Medienbruch elektronisch zu erfolgen und die Unveränderbarkeit der Rechnungsdaten ist sicherzustellen. Gegebenenfalls ist die Einrichtung eines Datenmanagementsystem (DMS) bzw. eines Archivierungssystems abzuwägen.
Ausstellung von E-Rechnungen
Hier greifen die Übergangsregelungen gemäß § 27 Abs. 38 UStG. Danach kann der Rechnungsaussteller bis zum Ablauf des Kalenderjahres 2026 freiwillig beim bisherigen System bleiben. Ein erweiterter Übergangszeitraum bis zum Ablauf des Kalenderjahres 2027 gilt für Unternehmer,
- deren Gesamtumsatz nach § 19 UStG im Vorjahr geringer als 800.000 Euro war
- sowie für Rechnungsaussteller, die das EDI-Verfahren anwenden, welches nicht der DIN EN 16931 entspricht.
- Ab 1. Januar 2028 gilt die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung für alle Rechnungsaussteller.
Ausblick
Der Gesetzgeber kündigt bereits an, in naher Zukunft für die obligatorische E-Rechnung neben der Übermittlung an den Rechnungsempfänger auch eine gesetzliche Verpflichtung zur zeitnahen und transaktionsbezogenen elektronischen Meldung bestimmter Rechnungsangaben an die Finanzverwaltung einzuführen. Diese Vorgabe würde dann mittelfristig in einem elektronischen Umsatzsteuerclearingsystem nach italienischem Vorbild münden, in dem die Finanzverwaltung tagesaktuell die wesentlichen Umsätze überblicken und kontrollieren kann.
Fazit
Trotz der zeitlichen Übergangsfristen und gewisser Befreiungen für Leistungserbringer in der Gesundheits- und Sozialwirtschaft wird deutlich, dass ab dem 1. Januar 2025 zumindest der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen mittels strukturierter Austauschformate gewährleistet sein muss.
Eine gewisse Komplexität ist dabei auf Empfängerseite insofern bereits zu Beginn des nächsten Jahres zu erwarten. Denn dann müssen alle dargelegten Rechnungseingangsformate seitens der Rechnungsaussteller übergangsweise genutzt werden können. Daher empfehlen wir, die internen Abläufe und notwendigen Digitalisierungslösungen ab dem 1. Januar 2025 im Sinne der neuen Anforderungen zu evaluieren und Festlegungen zur Handhabung zu treffen.
